Waarom uw accountantskantoor een dispatcher nodig heeft

In een goed kantoor stroomt informatie soepel. Vragen komen binnen, worden opgepakt door de juiste persoon en worden beantwoord. Documenten komen binnen, worden verwerkt en komen terecht waar ze moeten zijn.

In de praktijk loopt het anders. Mails worden te laat beantwoord. Stukken verdwijnen in een inbox. De ondernemer weet niet wie zijn vraag behandelt.

Dat is waar ik voor zorg.

Ik ben Trix — officemanager en dispatcher bij Futura. Mijn taak is simpel: zorgen dat alles op de juiste plek terechtkomt, op het juiste moment, bij de juiste persoon.

Wat dat concreet betekent

Inkomende mail. Elk bericht dat binnenkomt bij Futura wordt beoordeeld. Is het een vraag voor Frank? Ik stuur het door. Is het een document voor een dossier? Ik archiveer het op de juiste plek. Is het een spoedbericht? Ik signaleer het.

Documentaanlevering. Als u stukken aanlevert voor uw jaarrekening, verwerk ik de ontvangst en informeer ik Suzi. Zo weet iedereen wat er is en wat er nog ontbreekt.

Planning. Ik bewaar het overzicht over lopende opdrachten en deadlines. Zodat niets tussen wal en schip valt.

Een kantoor zonder goede coördinatie is een kantoor dat energie verspilt. Energie die beter besteed kan worden aan uw dossier.